Automatizar el proceso de compra

Dentro de las empresas, el departamento de compras es clave para su función y abastecimiento ya que por medio de este se suministran los insumos o materia prima para la elaboración de los productos o brindar los servicios y esto influye de manera directa en la determinación del costo y la ganancia. Es por ello que se debe prestar suma atención al área de gestión y automatizar el proceso de compras. así como conocer a detalle qué pasos debe seguir.

Deberá establecer una política de compras por medio de un estudio de necesidades, requerimientos y presupuesto en base a lo que desea adquirir.

Hacer un análisis de qué proveedores existen actualmente en el mercado que puedan satisfacer sus necesidades y contar con un registro ordenado bajo clasificación y segmento.

Establecer políticas de evaluación de proveedores tomando en cuenta el nivel de experiencia en el mercado, el servicio y asesoría brindados,que cumplan con la calidad o normas requeridas en los insumos y sus procesos, que el precio se adecue al presupuesto, de ser necesario que cuente con opciones de crédito, garantías y cumplimiento en tiempos de entrega.

Es importante comparar las mejores ofertas para poder establecer una negociación y realizar la compra.

Una vez realizada la compra es importante dar seguimiento a que la entrega sea en tiempo y una vez recibido, antes de realizar el registro de unidades recibidas, verificar que sea la calidad y cantidad solicitada. Así como llevar un correcto ingreso de las facturas.

Para automatizar y mejorar su proceso de compras desde la requisición, hasta la recepción, el registro y el almacenamiento, de una manera eficiente y sin dejar de lado ningún aspecto, es primordial considerar la implementación de un sistema ERP.

Evidence automatiza su proceso de compras y proporciona a sus clientes conocimientos sobre las excepciones, el estado y las acciones necesarias. Además, le ayuda a optimizar tareas que son rutinarias, así como crear órdenes de compra de solicitudes aprobadas sin intervención.

Con la automatización de sus procesos de compra obtendrá los siguientes beneficios:

• Correcta requisición de compras en base a necesidades y cantidades reales.

• Gestión de proveedores.

• Acceso de manera eficiente al historial de compras y proveedores.

• Comparación, análisis de presupuestos y herramientas para realizar la oferta en base a los resultados de la comparativa.

• Control de ingreso en almacenes.

• Obtención de descuentos por pronto pago.

• Mayor control y supervisión del proceso.

• Reducción del riesgo de fraude.

• Aceleración del cierre financiero.

• Gestión de los cierres financieros (trimestrales, anuales, etc.).

• Medición y aumento del rendimiento de los compradores.

• Mejora de la calidad del producto final.