Las 6 mejores herramientas para la administración de proyectos en línea para tu empresa.

Con los avances tecnológicos que se presentan en la actualidad, las modalidades de trabajo han cambiado de manera significativa, incluyendo nuevas herramientas que facilitan la realización de diversas tareas; en especial cuando se trata de la administración. En este sentido, la tecnología constituye un conjunto de herramientas para la organización con el propósito de lograr los fines u objetivos que se han establecido para la empresa o asociación.

Cuando se trata de proyectos, pueden surgir muchos inconvenientes si los participantes no tienen fácil acceso a la información requerida. De hecho, un estudio de Project Management Institute ha indicado que el 70% de los proyectos en equipo fallan porque los implicados no están alineados en relación a los objetivos comunes que debería lograrse una vez que se cumplan todas las etapas del plan.

Ventajas de mantener tus proyectos en línea

Además de la importancia de la planificación en relación a las etapas del plan, es necesario asegurarse de que todos los eslabones de la cadena estén al tanto de los objetivos a corto, mediano y largo plazo, con el propósito de que puedan desarrollar actividades que permitan dar con los resultados esperados.

Teniendo en cuenta estos elementos, podríamos decir que una de las principales ventajas de mantener los proyectos en línea, es que cada uno de los participantes puede consultar la base de datos para revisar los objetivos y metas, y a su vez, verificar en qué etapa del proceso se encuentra el trabajo en tiempo real, logrando de este modo que todos estén informados sobre lo que se está ejecutando para obtener los resultados previstos.

Así pues, tener los proyectos en línea permitirá que el gestor o supervisor pueda planificar en función a lo que se ha realizado o lo que se debe realizar, con la finalidad de agilizar el proceso y obtener resultados óptimos al culminar el proyecto.

Además, con la inclusión de herramientas de gestión y administración de proyectos dentro del software de administración de proyectos en línea, muchas de las tareas que suelen requerir mucho tiempo y esfuerzo pueden realizarse con mayor facilidad y en menos tiempo del estipulado.

En este sentido, es posible enumerar algunas de las ventajas que proporciona la administración de proyectos en línea:

• Facilidad para planificar.

• Ahorro del tiempo de gestión

• Fluidez en la comunicación entre departamentos.

• Control de la rentabilidad del proyecto.

• Optimización de la relación con el cliente.

• Contar con toda la cadena de producción y distribución en un mismo espacio.

• Hacer uso de herramientas adecuadas para la optimización de las tareas.

Los sistemas de administración de proyectos en línea pueden ser bastante complejos, porque utilizan las últimas tecnologías para lograr la visibilidad y eficiencia para cada uno de los departamentos del negocio. Aprende cuáles son las herramientas que debes tener a mano para facilitarte la vida.

Herramientas para gestionar tus proyectos:

• Wrike

  Este es un programa totalmente gratis para gestionar proyectos, que además tiene una integración muy sencilla con otros programas muy utilizados para este fin como Google Apps y Excel. Por medio de este programa podrás editar, crear y leer documentos desde la comodidad de tu correo electrónico.

  Agiliza los planes de trabajo simplificando su organización, de modo que puedas manejar todas las áreas del proyecto desde un solo lugar.

• Evidence ERP

  Es un software que ha desarrollado Evidence Technology y que está especializado en la administración de tus proyectos, con un ERP que se encuentra al 100% en la nube; por lo que no requiere de mayor espacio de almacenamiento a la hora de instalarlo en un ordenador.

  Además, cuando hablamos de ERP queremos que la integración ocurra desde los procesos de finanzas, recursos humanos, manufactura, servicios, compras, cadenas de suministros, entre otros; con la intención de que la centralización permita que la información fluya en todas las áreas de la empresa que requieren acceso a la misma. De este modo, pueden encontrar todo en un mismo lugar sin que esto amerite un problema. Sin duda alguna este sistema te ayudará no solo a administrar tus proyectos, también te beneficiará en la organización de toda tu empresa.

• JIRA

  En JIRA todo se mueve en perfecto orden, podrás crear tablas de SCRUM personalizadas además de que el equipo podrá utilizarlas en tiempo real; también se maneja muy bien con tableros kanban. Ten en cuenta que el fuerte de JIRA son sus completos informes en los que recopila datos prácticos y funcionales.

• Trello

  Este software se caracteriza por su cómoda interfaz y porque fomenta la colaboración constante entre los miembros del equipo. Además, contiene Butler, una herramienta de automatización integrada que te permite reemplazar algunas tareas manuales y repetitivas. Recientemente, debido a la pandemia, ha ganado mucha popularidad y es de vital importancia para la educación y el trabajo a distancia.

• Microsoft Project

  Este sistema es uno de los más antiguos pero que nunca ha sido abandonado por el impecable servicio que presta. Es principalmente utilizado en proyectos complicados, y facilita la tarea de crear informes personalizados. A pesar de que está orientado a profesionales que conocen o tienen capacitación en este programa, ha logrado mantener su popularidad a lo largo del tiempo.

• Teamwork

  Es un programa dedicado a reunir las aptitudes de seguimiento de proyectos que una persona podría requerir. Es instintivo y muy sencillo de utilizar. Contiene la posibilidad de gestionar las tareas, cajas de discusión, almacenamiento de información y visualización de diagrama de Gantt. Además, es posible incluir una base de datos con Dropbox, Google Drive, entre otros.

¿Porqué utilizar un software para la gestión de mis proyectos?

El uso de tecnologías para la gestión y administración de proyectos se hace cada día más popular y más necesario, debido a que este tipo de sistemas proporciona las herramientas y técnicas adecuadas para realizar tareas en tiempo récord y sin el esfuerzo que, generalmente, tomaría realizar la acción.

Además, permite tener los datos y la información centralizada en una nube, a la cual deben tener acceso todos los que colaboran en el proyecto y que requieren entrar a la base de datos para realizar consultas que les permitan cumplir con sus labores y lograr los objetivos planteados.

Con la integración del sistema ERP para la administración y gestión de tus proyectos en línea, podrás optimizar los resultados obtenidos, debido a que las aplicaciones que incluye permiten que el proceso sea mucho más sencillo y práctico de trabajar, mejorando significativamente cada una de las áreas donde se hace uso de las herramientas diseñadas para facilitar las tareas correspondientes a cada módulo, logrando así dar por finalizados los objetivos.