El Benchmarking es una herramienta de gestión estratégica que le permite a las empresas establecer objetivos y medir la productividad basándose en los mejores procesos de la industria. Consiste en medir el rendimiento de los productos, procesos o servicios de la compañía frente a los de otras empresas consideradas como las mejores de su clase en la industria. Al desglosar lo que hace que algunas compañías tengan un rendimiento superior y comprarlos con los de la propia empresa, se pueden identificar oportunidades internas de implementar cambios que generen mejoras significativas.
Esto podría significar por ejemplo, ajustar las características de un producto o servicio para que se asemejen más a la oferta del competidor, cambiar el alcance de los servicios que se ofrecen o implementar nuevas herramientas de gestión empresarial.
Existen dos tipos básicos de oportunidades de mejora con el Benchmarking: la mejora continua y la mejora dramática. La mejora continua se va incrementando de a poco realizando pequeños cambios para obtener avances destacados a largo plazo, por su parte la mejora dramática sólo se puede lograr mediante la reingeniería de todo el proceso de trabajo interno. Este tipo de mejora requiere de un arduo trabajo de todo el personal de la organización y la capacidad para adaptarse al cambio rápidamente, lo que implica un mayor esfuerzo pero también resultados en poco tiempo.
Es fundamental que antes de elegir el tipo de análisis que quiere realizar defina cuál es exactamente el propósito para realizarlo: ¿qué proceso desea mejorar?, ¿está buscando una mejora continua o un cambio dramático?, ¿busca convertirse en una empresa de clase mundial?.
En base a lo anterior, determine cuáles son las mejores compañías de su clase con las que debe realizar la evaluación comparativa.
Recopile información sobre el desempeño interno de su compañía, recuerde que para poder comparar algo, necesita tener datos cuantitativos disponibles para estudiar. Eso significa desglosar los procesos internos para calcular las métricas de rendimiento. Cuantifique todo, porque solo la información cuantificable se puede comparar con precisión.
Realice los estudios pertinentes para recopilar la información de las empresas con las que se va a comparar.
Compare los datos de ambas organizaciones para identificar brechas en el desempeño de su empresa. La evaluación señalará qué cambios marcan la diferencia.
Defina los cambios que implementará y adopte los procesos y políticas requeridos.
Es usado cuando las empresas requieren una mejora general del rendimiento. La evaluación comparativa estratégica examina las estrategias a largo plazo y los enfoques generales que han permitido el éxito de los empleados de alto desempeño. Implica considerar aspectos de alto nivel, como competencias básicas, desarrollar nuevos productos y servicios, y mejorar las capacidades para hacer frente a los cambios en el entorno externo. Los cambios resultantes de este tipo de análisis pueden ser difíciles de implementar y tardan en materializarse, por ello, solo se recomienda para re-alinear estrategias que se han vuelto inapropiadas.
Se utiliza cuando las empresas desean considerar su posición en relación a las características de rendimiento de los productos y servicios clave. Este tipo de análisis se realiza generalmente a través de asociaciones comerciales o de terceros para así proteger la confidencialidad. Es recomendado para evaluar el nivel de desempeño en actividades y áreas clave en comparación con otras del mismo sector.
Como su nombre lo indica se enfoca en la mejora de los procesos y operaciones clave. Para llevarlo a cabo se buscan socios de referencia que lleven las mejores prácticas en industrias similares. Implica la realización de mapas de procesos para facilitar el análisis y la comparación. Es utilizado para mejorar los procesos clave en corto tiempo.
Las empresas buscan establecer puntos de referencia con socios provenientes de diferentes sectores empresariales para encontrar formas de mejorar funciones similares o procesos de trabajo. Puede conducir a la innovación y mejoras dramáticas. Se considera más apropiado para mejorar las actividades o servicios para los cuales no existen contrapartes.
Implica analizar operaciones de referencia dentro de la misma empresa. Por ejemplo: si se trata de una compañía con sucursales en distintos países o ciudades. Este tipo de análisis cuenta con varias ventajas, por ejemplo: es fácil acceder a la información confidencial y requiere de menos tiempo y recursos. No obstante es importante que quien realice el análisis sea lo más objetivo posible pues podría faltar innovación real y es menos probable mejorar el desempeño de esta forma. Se considera un método apropiado si en sucursales de la misma organización existen resultados muy distintos derivados de buenas y malas prácticas.
Se realiza mediante el análisis de organizaciones externas consideradas las mejores en su clase, por lo que brinda información privilegiada para aquellos que buscan mantenerse a la vanguardia. Es un análisis que puede consumir una cantidad importante de tiempo y recursos. Se recomienda su implementación cuando se busca encontrar ejemplos de buenas prácticas para aplicarlas en una empresa con malas prácticas.
Cuando existen pocas compañías nacionales con las cuales comprarse dentro del país, lo adecuado es analizar a las mejores en otras partes del mundo. La globalización permite realizar este tipo de análisis de manera más sencilla pero aún así implica invertir tiempo y recursos para implementar las estrategias encontradas de manera adecuada, ya que las diferencias culturales pueden hacer que lo que funciona en una parte del mundo no sea lo más recomendable en otra. Lo más recomendable es usar este tipo de análisis cuando se pretende alcanzar un estatus de clase mundial.
Además de ayudar a las empresas a ser más eficientes y rentables, la evaluación comparativa también tiene otros beneficios, como:
Aumentar la comprensión de los empleados de las estructuras, costos y procesos internos.
Fomenta la formación de equipos y la cooperación en aras para ser más competitivos.
Eleva la familiaridad con las métricas e indicadores de medición de rendimiento de procesos clave y las oportunidades de mejora en toda la empresa.
En resumen, el proceso de Benchmarking ayudará a los colaboradores de su compañía a comprender cómo hasta una pequeña parte de los procesos o productos de una empresa puede ser la clave para alcanzar el éxito, al igual que las contribuciones de cada empleado pueden llevar a una gran cambio.