¿Qué es un ERP?

Un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP por sus siglas en inglés es un software modular diseñado para integrar las principales áreas de una organización de manera que todos los procesos estén unificados. Los sistemas ERP generalmente incluyen componentes de software básicos llamados módulos que se centran en áreas esenciales para la administración empresarial como lo son: contabilidad, nómina, recursos humanos, gestión de materiales o producción (MRP), gestión de las relaciones con los clientes (CRM), gestión de la cadena de suministro (SCM), entre otros.

Evidence Technology - ¿Qué es un ERP?

Para que un software pueda denominarse ERP debe poder cubrir todos los procesos de una organización y debe contar con una base central en común desde la cual todos los módulos acceden a la información, parte de la cual se comparte con otros módulos involucrados en un proceso dado para generar reportes que le den al usuario datos de interés para el correcto análisis del estado de su empresa.

¿Cuál es el origen de los ERP?

El término ERP fue acuñado en 1990 por Gartner pero las raíces de los sistemas de administración empresarial se remontan a la década de los 60´s. Después de la segunda guerra mundial cuando los sistemas utilizados por los militares estadounidenses para la administración de sus unidades bélicas fueron adaptados a la industria de la manufactura para la planificación de necesidades de materiales, los llamados MRP fueron creciendo poco a poco y para la década de los 90´s estos sistemas ya habían crecido y se habían expandido más allá del control de inventarios, controlando procesos como contabilidad y recursos humanos, estableciendo el escenario para el ERP como lo conocemos.

Evolución de los sistemas ERP

Si bien existen en el mercado sistemas que se lanzaron en la década de los 70's y que hoy en día son reconocidos a nivel mundial, la realidad es que estos sistemas locales cada dia se van quedando más atrás respecto a las necesidades de los clientes. Los sistemas locales requieren realizar grandes inversiones para su implementación, requieren equipos especializados para su instalación y son tan complejos que un usuario promedio requiere meses de capacitación para aprender a usarlos. Por ello cada vez más compañias están optando por migrar a sistemas en la nube.

Los llamados Cloud ERP al no requerir hardware o infraestructuras específicas traen consigo un importante ahorro para las empresas, además su tecnología les permite eficientar los procesos mediante actualizaciones automáticas y escalabilidad que abren un nuevo abanico de posibilidades para sus usuarios, como lo son los reportes de Business Intelligence, automatización de procesos y blockchain.

¿Cómo elegir un ERP?

La selección de un sistema de administración para su empresa puede ser una tarea lenta y difícil, por lo tanto es importante que usted conozca los puntos a tomar en cuenta antes de elegir un software de negocios.

  1. Requisitos.

    Antes de contactar a cualquier proveedor de sistemas ERP, es imperativo que usted defina qué es lo que requiere, ¿cuáles son las problemáticas que su empresa presenta?, ¿qué beneficios espera obtener de la implementación de un software de administración empresarial? Para esta tarea es recomendable que involucre a los principales integrantes de los departamentos de su empresa que usarían dicho sistema.

  2. Metas y visión de la compañía.

    Si sus objetivos a mediano o largo plazo son implementar nuevos procesos, expandir su negocio o ir por un camino distinto debe estar seguro de que el sistema que elija pueda escalar y crecer junto con su empresa.

  3. Integración del sistema.

    Verifique que el sistema que va a adquirir pueda integrar la información de otros sistemas que ya esté usando o bien que le permita sustituir a los otros sistemas que usa para continuar con su operación.

  4. Implementación.

    Busque que el ERP o la empresa que se lo proporciona cuente con un proceso establecido para migrar su información de manera que no afecte su operación y pueda conservar todos sus datos. Además antes de adquirirlo infórmese sobre el proceso de capacitación que se requerirá para que su equipo de trabajo aprenda a usarlo, en el caso de muchas compañías distribuidoras de software los procesos de capacitación pueden ser muy largos y costosos por lo que es fundamental que elija una opción que resulte viable para su empresa.

  5. Costos.

    Si usted está pensando adquirir un sistema local por ejemplo, debe tomar en cuenta que no solo tendrá que adquirir la licencia por el uso del software, también es probable que deba invertir en infraestructura: equipos de cómputo, capacitaciones, asesorías, actualizaciones y mantenimiento del servidor. Si usted está buscando una opción más accesible es recomendable que opte por un sistema en la nube como Evidence ERP mediante el cual se eliminan los gastos de infraestructura la capacitación es gratuita y solo se tiene que hacer el pago de una renta mensual.

  6. Soporte tecnico y asesorias.

    Elija un sistema que cuente soporte técnico eficiente, muchas veces, quienes distribuyen el software no son los creadores del mismo, por lo que no tienen la formación para resolver las dudas de los clientes sobre el uso del mismo o bien no cuentan con soporte cada vez que el usuario lo requiere, asesórese sobre este tema antes de adquirir cualquier software ERP.