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Administración de proyectos

Un proyecto es un esfuerzo extraordinario que no es rutinario, ejecutado por uno o varios integrantes que desempeñan un rol establecido en un límite de tiempo para completar objetivos y metas específicos bajo una planeación y un presupuesto. Por lo general van enfocados a una mejora o a satisfacer la necesidad de un cliente.

¿Por qué es importante la administración de proyectos?

Ya que el proyecto es una actividad temporal con un fin específico, es imprescindible que cada etapa del proyecto se lleve a cabo en tiempo y en forma nombrando a un administrador o jefe de proyecto encargado de la planeación, comunicación y seguimiento del proyecto.

Aspectos importantes a considerar en la administración de proyectos:

• Establecer una planeación bajo un objetivo establecido.

• Definir el tiempo en el que se quiere alcanzar el objetivo y cada actividad.

• Selección del capital humano que estará involucrado y qué papel desempeñará.

• Establecer el presupuesto con base en los esfuerzos involucrados en el proyecto.

• Evaluar los riesgos y los contratiempos que puede tener el proyecto y en caso de que lleguen a ocurrir, establecer posibles soluciones.

• Evaluación del proyecto.

Con base en las limitantes descritas previamente, la función de la administración de proyectos es lograr un equilibrio en la ejecución de las distintas tareas basándose en los tiempos establecidos, puede parecer una tarea sencilla, pero implica la coordinación de todas las etapas estableciendo un correcto nivel de desempeño sin perder la comunicación.

El ciclo de vida de un proyecto está compuesto de 4 etapas:

• Definición: Dentro de esta etapa se plantean las especificaciones del proyecto y se establecen las metas y objetivos, se busca al capital humano que participará dentro del proyecto, cuál será su rol y qué desempeño se espera para llegar a la meta. Aspectos importantes en la definición: metas, especificaciones, tareas, compromiso del equipo a base de sus responsabilidades.

• Planeación: Implica el desarrollo de planes sobre la base de qué y a quién está dirigido el proyecto y cuales son los resultados esperados, así como la calidad del mismo. Aspectos importantes en la planeación: establecer el cronograma de tiempos, establecer el recurso, presupuesto, riesgo, establecimiento de roles y desempeño.

• Ejecución: Es prácticamente llevar a cabo el proyecto bajo las especificaciones establecidas. Aspectos importantes en la ejecución: reportes de avance, cambios e imprevistos, calidad y pronósticos.

• Entrega: Se compone por la finalización y entrega del proyecto o del producto, se muestra al cliente los resultados y se capacita en caso de ser necesario.

¿Cómo se lleva la administración de proyectos en la actualidad?

Hoy en día existen herramientas que eficientan los procesos en la administración de proyectos donde se pueden llevar fácilmente las tareas haciendo el proceso más visual, mediante el uso de sistemas ERP se utilizan gráficas, herramientas para dar seguimiento, sacar el presupuesto, entre otras funcionalidades.

En la actualidad, la administración de las empresas centra todos sus esfuerzos dentro del área de proyectos ligada a un plan estratégico. Debe de haber interrelación por parte de todas las áreas y de todo el equipo.

Se debe de establecer una jerarquía y no alejarse de la misión, la visión ni los valores de la empresa. Todo lo anterior es fundamental, ya que no servirá de nada la ejecución del proyecto, si no está ligada a los puntos anteriores, cabe mencionar que cada proyecto debe aportar un gran valor y proveer una mejora significativa para la empresa, contener metas y objetivos ambiciosos, tener resultados medibles y ser factible de acuerdo al tiempo planteado estableciendo un calendario realista al que pueda ser sujeto.

Resumen de puntos, como implementar un proyecto de utilidad:

• Estudiar y definir la misión y visión de la empresa.

• Establecer metas y objetivos apegados a la misión y visión.

• Formular estrategias reales, la metodología, calendarización considerando los contratiempos y problemáticas que puedan llegar a surgir.

• Ejecución.

Resumen de tareas de un administrador de proyectos:

¿Por qué es importante la motivación dentro de la administración de proyectos?

En la administración de proyectos es importante mantener una buena planeación por parte del administrador y dar motivación, así como fomentar el compromiso de los miembros del equipo.

Es importante que el equipo de trabajo sienta una conexión con la empresa, sus valores, misión y objetivos, de esta manera ellos pueden sentir que están participando dentro de una organización que va fiel a sus creencias y a su crecimiento personal. De igual manera es relevante que ellos puedan ver y saber el porqué es importante que realicen sus tareas, que beneficios y de qué manera van a contribuir el que las lleven a cabo y los beneficios que se pueden llegar a obtener basándose en cada esfuerzo, para ir caminando sobre objetivos y metas más grandes.

Cada proyecto es una nueva experiencia y un nuevo reto para nuestro capital humano y es una manera en que ellos pueden prosperar en su aprendizaje. Para fomentar la motivación es necesario el reconocer la labor que desempeñan nuestros empleados y elogiar el trabajo duro que conllevan sus actividades.

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