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Balance General

Es relevante mencionar, en primera instancia que en cualquier parte del mundo, es considerable la trascendencia de la información financiera. Muchos países optaron por otorgar a la contabilidad, una regulación oficial, creando una normatividad específica a partir de legislaciones regidas por el derecho constitucional de cada país mediante los conocidos "Planes Contables". Se ha hecho así para sentar las bases sobre las cuales se produce la información financiera de las diferentes organizaciones comerciales.

En México, los principales asuntos contables son determinados por grupos organizados de profesionales de la contabilidad, por lo general, colegiados, que establecen reglas y pautas para "autorregularse" en todo lo referente al ejercicio económico de una empresa. En México, la conformación de órganos colegiados está basada en la conveniencia de ponderar varios criterios, y de compartir responsabilidad en vista de la importancia de un acto a realizar y de lograr la mayor representatividad posible. Esto significa, que un grupo organizado de especialistas y profesionales en un área determinada -en este caso de personas expertas en el área contable- exponen sus criterios y parámetros para determinar una regulación sobre un tema que no tiene una legislación oficial propiamente dicha, en algún rubro de ejercicios profesionales, en este caso, el contable.

El balance general de una empresa es un estado financiero que muestra los activos, pasivos, capital y el patrimonio neto de una empresa en un período determinado. Los balances generales suelen hacerse en períodos anuales, esto por la importancia que conlleva presentar las variaciones patrimoniales que se han generado durante todo el ejercicio fiscal.

Para realizar el balance general en empresas medianas y pequeñas, es necesario recurrir al Plan General Contable de la organización, el cual es un instrumento que permite conocer de manera rigurosa la situación patrimonial de la organización y su evolución en el transcurso del tiempo por ciclos, generalmente anuales.

Por lo tanto, el balance general o estado financiero de una organización, son lo mismo o tienen la misma función: presentan de manera detallada cada uno de los elementos que conforman las cuentas anuales de las empresas. Sirven para evaluar el momento en el que se encuentra cada organización después de un ejercicio económico (anual).

Se denomina Balance General porque se deriva de una ecuación simple en la que se equilibran las contrapartes contables y se suman al patrimonio de accionistas. Y entonces la ecuación queda así:

Realizar el balance general es una tarea de rigurosidad contable, por lo que se recomiendan utilizar plataformas especiales para que proporcionen recursos amigables para el uso de fórmulas múltiples en diferentes campos, que faciliten y garanticen resultados veraces y confiables. La importancia de lograrlo, es que habrán de incluirse créditos, deudas, más el capital accionario de propietarios.

El balance general, unido a los estados de resultados que se genera al presentar el conjunto de costos y gastos de operación y por departamento en que incurre la empresa, hasta obtener los resultados de las utilidades obtenidas dentro de un ejercicio contable determinado, más la gestión del flujo de efectivo, que es el resultado de las variaciones de entradas y salidas de efectivo en un período determinado. Estos tres documentos contables son nucleares para descifrar los estados financieros de cualquier compañía.

Estructura del Balance General

El balance general está compuesto por los siguientes elementos:

• Activos

  Son todas las cosas que posee la empresa. Son de dos tipos:

  • Activos Circulantes: Son todas las cosas que la empresa ha adquirido y que se convertirán en efectivo en menos de un año: efectivo, inventarios, cuentas por cobrar y seguros prepagados.

  • Activos no Circulantes: Son todos los activos fijos que posee la empresa: edificios en propiedad, terrenos, equipos de oficina, inversiones a largo plazo, acciones y bonos.

• Pasivos

  Son todos los pagos que la empresa debe realizar. Son de dos tipos:

  • Pasivo Circulante: Representan las obligaciones de pago que la empresa debe pagar dentro de los 12 meses siguientes a la fecha del balance: facturas por pagar, salarios por pagar e impuestos sobre la renta por pagar.

  • Pasivo no Circulante: Son los montos que la empresa tiene más de un año para pagar: obligaciones y deudas bancarias. El pasivo no circulante, son las deudas que se convirtieron en una de las fuentes de financiamiento de los activos de la empresa.

• Capital

  Es la parte que poseen los accionistas del negocio. El capital es otra fuente de financiamiento. Para obtener el capital, las obligaciones son restadas de los activos de la empresa, el resultado es el capital. El capital está compuesto por capital pagado y ganancias retenidas.

• El capital pagado

  Es la cantidad que cada accionista pagó inicialmente por sus acciones.

• Las ganancias retenidas

  Es la cantidad de dinero que la empresa no vendió a los accionistas y, en su lugar, lo invirtió en la misma compañía.

Esquema de los componentes de un Balance General

Cada una de las partidas debe presentarse en orden decreciente de liquidez.

Tipos de balances generales según su formato

• Balance clasificado

  La información sobre los activos, pasivos y capital de la compañía se presenta clasificándola en subcategorías de cuentas. Es el tipo más común de presentación del balance, porque se integran numerosas cuentas individuales en un formato que es amigable para su lectura e interpretación. Al utilizar este formato del balance clasificado, los contadores deben presentar la información del balance general con el mismo formato en la estructura de clasificación durante los diferentes períodos, para lograr que la información pueda ser comparable al momento de sus lecturas.

• Balance de tamaño común

  Además de la información estándar que se presenta dentro de un balance general usual, se presenta una columna extra en la que se muestran los resultados totales en forma de porcentajes. Es información en porcentaje del total de activos para las líneas de activos y en porcentaje del pasivo total y el patrimonio neto. Este formato aporta una gran utilidad al momento de examinar las variaciones relativas a las cantidades y al tamaño de las diferentes cuentas.

• Balance comparativo

  Este formato muestra la información equivalente sobre los activos, pasivos y patrimonio de una empresa a partir de múltiples momentos en el tiempo. Un balance comparativo podría presentar el balance al final de cada año durante los últimos tres años. Su utilidad permite destacar las variaciones en los diferentes ejercicios anuales.

• Balance vertical

  En este formato, el balance general se muestra toda la información en una sola columna de números. Comienza con las partidas individuales de activos, seguidas por las partidas individuales de pasivos y finaliza con las partidas individuales de capital. Las diferentes partidas se presentan en orden decreciente de liquidez y se subrayan los totales respectivos a cada categoría.

¿Cómo hacer un balance general?

El balance general de una empresa tiene tres secciones:

• Activos: Los recursos que posee.

• Pasivos: Las deudas que tiene.

• Patrimonio: Las contribuciones de los accionistas a la empresa y las ganancias de la empresa.

Lo primero que debe hacerse es fijar el encabezado y la fecha para el balance general. Usar el título balance general en la parte superior de la página. Debajo, listar el nombre de la organización y la fecha específica vigente del balance.

Preparación de la sección de Activos

Es importante hacer una lista de todos los activos circulantes, que pueden convertirse en efectivo en menos de un año, después de la fecha del balance. Se enumeran en orden de su liquidez, o de acuerdo a la posibilidad con la que podrían convertirse en efectivo.

Las cuentas comunes:

Se debe incluir el subtotal de activos circulantes, y poner la etiqueta de: total activos circulantes.

Es relevante enumerar todos los activos no circulantes o activos fijos: las propiedades, plantas, equipos de una empresa. Que se usan por más de un año, restando la deducción por su depreciación.

Hacer un cuaderno para tener la información pertinente sobre la documentación más importante de la empresa:

Activos

• Intangibles o no monetarios que durarán más de un año:

  • Patentes.

  • Derechos de autor.

  • Marcas comerciales registradas.

• Activos no circulantes: hacer una suma del subtotal de los activos no circulantes y denominarlos: activos fijos.

• Sumar el subtotal de activos circulantes y activos fijos y etiquetarlo como subtotal de activos totales.

Pasivos

• Pasivos Circulantes.

  • Que vencen dentro de un año después de la fecha del balance.

  • Cuentas comunes: cuentas por pagar y pagarés a corto plazo.

  • Subtotal de pasivos circulantes y etiquetarlo como "total pasivos circulantes".

• Pasivos a largo plazo. Que se liquidarán en el transcurso de un año:

  • Pagarés.

  • Hipotecas a largo plazo.

  • Planes de pensiones.

  • Hacer el subtotal de pasivos a largo plazo y etiquetarlo como "pasivos a largo plazo".

  • Sumar los subtotales de pasivos circulantes y pasivos a largo plazo y etiquetarlo como "total pasivo".

• Patrimonio y totales.

• Cuentas de capital.

  • Acciones ordinarias.

  • Acciones de tesorería.

  • Total de ganancias retenidas.

Ganancias retenidas

Son las ganancias que una empresa ha obtenido dentro de un ciclo o período de tiempo determinado. Lo primero que hay que hacer es recurrir al balance general del período anterior y buscar el monto de ganancias acumuladas. Ese monto se suma a la utilidad obtenida dentro del informe del estado de resultados, que es el total de las ganancias retenidas actuales.

Se suman todas las cuentas patrimoniales y se etiqueta el resultado como patrimonio total.

Se suman los montos de los resultados:

• Total pasivo.

• Patrimonio total: Se etiqueta como pasivo total y patrimonio.

En este momento, los activos totales deben ser iguales al total de pasivo total y patrimonio.

En seguida se muestra el ejemplo de un balance general sobre el ejercicio 2019 de una empresa ficticia. El ejemplo fue realizado dentro de una hoja de Excel, con la aplicación de fórmulas sencillas. El formato utilizado para el ejemplo, es el formato clasificado.

Ejemplo de un balance general y la información que debe contener.

Compañía de la verdad al 31 de diciembre de 2019
			Totales
Activo Circulante
	Efectivo	10,500
	Cuentas por Cobrar	10,300
	Inventario	19,200
Total Activos Circulantes			40,000
Activos Fijos
	Planta, Maquinaria y Equipo	85,600
	Flotilla de Vehículos	45,400
Total Activos Fijos			131,000
Total Activo			171,000
Pasivos y Patrimonio
Pasivos
Pasivos Circulantes
	Notas por Pagar	8,000
	Cuentas por Pagar	15,000
	Préstamo Bancario Operativo	37,600
Total Pasivos Circulantess			60,600
Pasivos a Largo Plazo
	Préstamos a Largo Plazo	70,400
Total Pasivos Circulantes			60,600
Total Pasivos Circulantes			60,600
Total Pasivos Circulantes
	Préstamo Bancario Operativo	37,600
	Préstamo Bancario Operativo	37,600
Total Patrimonio			40,000
Total Pasivo y Patrimonio			171,000

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