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Las 10 claves para tener un mejor control contable

Por Equipo Evidence • Oct 01 2021 • Lectura de 3 min
Evidence Technology - Las 10 claves para tener un mejor control contable

Todos los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, están sujetos a diferentes medidas de control y seguimiento. Pero muy en especial cuando se trata de la gestión contable y financiera, esto se hace sencillamente clave para el éxito de la empresa.

Tener las cuentas claras, es indispensable para la buena salud de toda organización. Pues, si bien, la gestión contable no es el único factor a considerar en el éxito de un negocio, si podríamos señalarlos como uno de los más importantes por su capacidad de ofrecer guía y dirección en el rumbo de la empresa y la consecución de las metas propuestas.

Sin embargo, no siempre se tiene claro cómo hacer seguimientos de los muchos procesos que la contabilidad y las finanzas suponen. Para hacerlo más fácil, acá te compartimos 10 claves para tener un mejor control contable.

1. Establecer políticas y sistemas claros.

    Contar con políticas y procedimientos claros aseguran que todos los involucrados en esta área de la organización seguirán los mismos lineamientos. De esta manera, tanto en el día a día, como en las tareas de seguimiento y control, será más simple percatarse de alguna desviación, error o inconveniente.

    Así, tales políticas deben estar por escrito para que los empleados sepan cómo deben proceder en todos los escenarios que puedan presentarse. Los manuales de procedimientos son una de las maneras más claras de especificar los lineamientos a seguir.

2. Contabilidad sencilla y ordenada.

    Las directrices en cuanto a los registros y manejo de la información contable y financiera de una empresa, no solo deben plasmarse de manera escrita. Si no que, además, debe basarse en procesos tan simplificados como sea posible. A la vez que deben seguir un orden determinado.

    De esta manera se hace más fácil el trabajo de control sobre los datos existentes al momento de hacer inspecciones o auditorías. Pero no únicamente se trata de hacer más sencillo la gestión de control, una contabilidad ordenada disminuye los errores y fallos que pueden cometerse en la cotidianidad. Una contabilidad sencilla y ordenada es indiscutiblemente mucho más confiable, y conduce a mejores resultados.

3. Contar con personal competente.

    Todos sabemos que el error humano es una realidad. Sin embargo, es algo que se reduce cuando contamos con profesionales capaces y cualificados para hacer las tareas que se han delegado en ellos. Además, deben ser personas proclives a la actualización constante, porque como bien sabemos, el mundo contable y fiscal puede tornarse cambiante.

    También conviene que los miembros a cargo de las gestiones contables, tengan un buen dominio de herramientas digitales, tales como hojas de cálculo, y software contables, ya que estos facilitan el seguimiento de la información procesada.

4. Separar funciones claves en diferentes cargos.

    En cuanto a los cargos y roles se refiere, es importante tener una adecuada separación de las funciones y deberes de cada persona. Esto a fin de que un mismo individuo no controle todo un proceso en solitario, ya que esto se puede prestar a desviaciones, trampas y otros vicios. En este sentido, un ejemplo de lo que se debe evitar es que un cajero tenga acceso a los libros.

5. Disponer de un buen software contable.

    En los tiempos que corren resulta imprescindible tener un programa que permita no solo registrar y analizar la información de forma simple y precisa, sino que también ayude a mantener bajo control los diferentes procesos de contabilidad, finanzas y facturación. Así, un adecuado software contable te permitirá controlar tu inventario y demás activos, administrar los gastos, hacer seguimiento de los pasivos e inspeccionar las distintas cuentas en menos tiempo y con mayor facilidad.

    También ofrece diversas herramientas de control en cuanto a los niveles de acceso para limitar el acceso a ciertos niveles y tipos de información según las funciones de cada empleado. Además, permite al momento de una auditoría identificar que usuario cometió el error y de qué forma se dio la equivocación. Esto sirve para evitar que se vuelva a incurrir en dicho fallo en el futuro.

6. Llevar las cuentas al día.

    Nada entorpece más el control de la gestión contable y financiera como despreocuparse de todo el asunto hasta que llega el momento de cumplir con el fisco. La contabilidad es una labor del día a día. Así, una contabilidad al día, nos permitirá prever cualquier tipo de anomalía o error que se esté presentando o incluso se pueda presentar.

    Aunado a esto, debemos recordar que acumular papeles sin contabilizar puede conllevar a numerosos problemas de diversa índole. Además del extravío de papeles, o problemas para obtener con exactitud las fechas o la procedencia de cada documento.

7. Hacer revisiones periódicas.

    Lo ideal es realizar revisiones periódicas sobre la información contabilizada, al menos de forma trimestral. Con esto, se consigue conocer la solvencia, liquidez y endeudamiento real de la organización. Al tiempo que se pueden identificar diferentes situaciones a corregir con el tiempo necesario para tomar cartas en el asunto.

    Este tipo de revisiones suelen ser de carácter interno y realizarse por el personal de la compañía según los lineamientos y políticas correspondientes.

8. Realizar una auditoría anual.

    A diferencia de las verificaciones trimestrales, es aconsejable que la auditoría sea ejecutada por un contador externo a la empresa. Esto a fin de garantizar la parcialidad del proceso. Además, se trata de un proceso más riguroso y profundo, aplicada de manera global sobre la contabilidad y las finanzas de la empresa, abarcando todos los departamentos involucrados.

9. Hacer seguimiento frecuente de las partidas sensibles.

    No todas las cuentas son iguales, ni tienen el mismo peso en la contabilidad de la empresa. Así, conviene prestar particular atención al seguimiento de aquellas particularmente vulnerables a desviaciones o bien aquellas que puedan representar un mayor flujo de ingresos para la organización. Estas últimas cobran relevancia, ya que, al representar entradas de dinero, suponen también mayores impuestos a pagar.

10. Sé minucioso con tus inventarios.

    Es importante llevar un control minucioso del inventario a fin de poder garantizar que lo que se tiene en sistema coincide con las existencias reales en la bodega, así como, con las ventas y los ingresos que se han generado. Así, el conteo físico de tus inventarios debe realizarse al menos una vez al año.

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