Transformación digital

Metodología Kaizen

Vivimos en un mundo en el que el empleo de la tecnología nos permite mantener una comunicación instantánea con todo el mundo. Esto ha abierto un mercado global para la adquisición de bienes y servicios. La competencia empresarial se ha vuelto cada vez mayor y es por ello que es más importante que nunca destacar entre la multitud al ofrecer productos de más alta calidad a precios competitivos.

Toda empresa debe permanecer en una búsqueda continua de métodos para aumentar la calidad y disminuir la merma. Muchas empresas están adoptando la metodología Lean. Uno de los principales pilares de la metodología Lean es Kaizen, que se ha descrito de muchas maneras, una de las definiciones afirma que en realidad se trata de dos palabras Kai, que significa cambio y Zen, que significa bueno. Otra fuente afirma que la definición de Kaizen es "mejorar a todos, todos los días, en todas partes".

Independientemente del origen de su etimología Kaizen es más que una metodología para la mejora continua. No se trata solo de herramientas para aumentar la calidad. Kaizen es un viaje y no un destino, su objetivo es mejorar la productividad a la vez que se reduce el desperdicio, eliminar el trabajo innecesario y humanizar el lugar de trabajo. Esta metodología les permite a todos asumir la responsabilidad de sus procesos y hacer mejoras en ellos. Al implementar este sistema se busca que cada trabajador en cada nivel de la organización se comprometa a vigilar e identificar constantemente oportunidades de mejora, por lo que es indispensable que para su correcta aplicación en una empresa que se convierta en un hábito, un proceso de todos los días y no solo un evento aislado.

Orígenes de la Metodología

Kaizen tiene sus raíces en Japón durante la postguerra. Después del conflicto con Corea, Japón sirvió como una importante línea de suministro para EE. UU., que a su vez, Estados Unidos ayudó a revitalizar la industria en Japón. A principios de la década de los 50. W. Edwards Deming ayudó a los gerentes de negocios Japoneses a desarrollar sistemas de calidad mediante controles estadísticos. En el corazón de la metodología Kaizen se encuentra la rueda Deming que ahora conocemos como el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Este sistema comenzó como parte de la metodología Toyota, como un método para involucrar a todo el personal de la empresa en mejorar la calidad de los productos, desde entonces las compañías Japonesas adoptaron Kaizen como una forma de vida, desde el CEO hasta el personal de las líneas de producción. La metodología es ampliamente respetada y ha ayudado a que Japón se convierta en uno de los países más fuertes del mundo en el sector industrial.

¿Cómo implementar Kaizen?

Muchas veces cuando la gente piensa en implementar este método, lo primero que hace es realizar un evento o capacitación sobre el tema que se dirige solo a algunos sectores de la empresa, dichos eventos enfocados a corto plazo raramente se logra la implementación real de la metodología.

A continuación le presentamos algunas pautas que debe seguir para lograr la implementación exitosa del método:

• Eduque a su fuerza laboral: Para ello, proporcione a su equipo la capacitación y herramientas necesarias para aplicar el sistema. Entrene a sus empleados y anímelos a que tomen conciencia de las problemáticas y busquen cómo solucionarlas cada día.

• Instruya a su equipo de trabajo para identificar oportunidades de cambio, es posible que al realizar la implementación de Kaizen tenga que realizar revisiones de todos los procesos para identificar oportunidades de mejora iniciales, para ello deberá mapear el proceso y realizar diagramas de flujo para obtener una visión real de cómo se llevaban a cabo las actividades en su empresa. Recuerde que si no entiende el proceso no puede hacer cambios. Como sugerencia, puede usar el "Método de falla de Procesos y Análisis de Efectos". Enseñe a sus colaboradores a revisar los procesos usando el modelo de "5 Why & 2 How" que dicta que para entender un proceso deben hacer las preguntas:

  • ¿Por qué se realiza el paso?

  • ¿Qué trabajo se está realizando / qué valor se está agregando?

  • ¿Dónde está el trabajo que se está haciendo actualmente / dónde debería hacerse?

  • ¿Cuándo se completa el paso del proceso / cuándo se debe completar?

  • ¿Quién está realizando el trabajo / quién debe hacer el trabajo?

  • ¿Cómo se está haciendo el trabajo / cómo se debe hacer?

  • ¿Con qué frecuencia se realiza el paso del proceso y con qué frecuencia se debe realizar?

• Una vez que comprendan cómo y porque se ejecuta cada parte del proceso elimine cualquier paso o tarea innecesaria. Si es posible combinar pasos para ahorrar tiempo hágalo, reorganice la secuencia para reducir desperdicios de tiempo e insumos, muchas veces pequeños cambios permiten reducir tiempo y esfuerzo.

• Simplifique los procesos y utilice el método de las 5S cuando le sea posible.

• Clasificación u Organización: Seiri.

• Orden: Seiton.

• Limpieza: Seiso.

• Estandarización: Seiketsu.

• Disciplina: Shitsuke.

• Siga el ciclo de la metodología (PHVA) para implementar la mejora continua.

• Plan: identifique la oportunidad y planifique el cambio.

• Hacer: Realice un estudio del proceso a menor escala para medir la mejora potencial.

• Verifique: Revise los resultados y mida la efectividad del cambio.

• Actuar: Si el cambio es exitoso actúe e impleméntelo, de lo contrario repita el ciclo hasta obtener el resultado deseado.

• El equipo debe reunirse regularmente, al menos una vez a la semana. El objetivo de las reuniones será discutir sugerencias de mejora así como posibles soluciones a las problemáticas que se encontraron desde la última reunión. Todos los miembros del equipo deben participar y la reunión debe realizarse de preferencia en el lugar donde está el proceso de producción. Un ejemplo de cómo llevar a cabo esta tarea puede ser: colocar un pizarrón en un sitio accesible para todo el equipo y que en se anoten las ideas de mejora que se les vayan ocurriendo en la semana, luego, en la reunión semanal, el equipo elegirá la idea que será desarrollada. Dicha idea será aplicada y validada usando el ciclo (PHVA). Si la idea resulta en una mejora realmente medible, el trabajador que la sugirió podría recibir algún tipo de recompensa.

• Realizar eventos Kaizen puede ser una buena herramienta si se emplea de la manera adecuada, el evento dura unos días, durante los cuales el personal se divide en equipos para implementar un cambio o mejora. El evento requiere una buena planificación previa así como un seguimiento posterior a la implementación de las mejoras resultantes del evento para que se vuelvan parte de las actividades diarias en la empresa.

Recuerde que la implementación de la metodología Kaizen solo se conseguirá a través de la constancia, la clave del éxito es que usted logre mentalizar a su equipo de trabajo sobre la mejora continua. Busque que cada miembro del equipo reciba la capacitación y adiestramiento adecuado para identificar las oportunidades de mejora, realice las reuniones periódicas para analizar las ideas del equipo, siga la metodología para su implementación y realice eventos Kaizen bien planeados con regularidad.

De esta manera los miembros del equipo probablemente comenzarán a tomar posesión mental de sus procesos individuales. Cuando se produce esta transferencia de propiedad, los trabajadores comienzan a pensar en posibles mejoras no solo a nivel laboral sino también en su responsabilidad, lo que a su vez aumentará la productividad y mejora del ambiente laboral.

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