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¿Qué es Downsizing?

El downsizing es una práctica consistente en reducir el personal de una empresa para aumentar la productividad y eficientar sus procesos. Este movimiento fue inicialmente desarrollado para afrontar los problemas financieros y las desproporciones que en ocasiones existían en ciertos departamentos de una organización, sin embargo, la introducción de las tecnologías a las distintas áreas de las empresas ha llevado a las organizaciones a llevar una operación exitosa con menos personal.

Por ejemplo: las compañías que se rigen con la metodología Kaizen sostienen que la eliminación de cualquier parte de una organización que no agregue ningún valor directamente al producto final es una de las partes fundamentales de la buena administración, es por ello que ahora el Downsizing se ha convertido en una práctica más normal dentro de compañías con una economía saludable con el fin de eficientar los procesos.

Consecuencias del Downsizing

Si bien es verdad que la reducción de personal puede ayudar a reducir costos y aumentar la productividad de los trabajadores que conservan su posición, esta no es una decisión que se deba tomar a la ligera, puesto que si no se realiza de la manera adecuada puede traer consecuencias negativas a largo plazo.

Si no existe un análisis previo a profundidad de los puestos que realmente son necesarios y a su vez no se realizan cambios en los procedimientos para eficientar los procesos y mantener una buena productividad puede pasar que los empleados restantes tengan dificultades para manejar el aumento en la carga de trabajo y el estrés, esto a su vez podría traer consigo un mal ambiente laboral y por ende la disminución del compromiso y lealtad hacia la empresa por parte del equipo de trabajo.

Otro punto a considerar es que la pérdida de empleados con amplia experiencia en la operación de la empresa puede disminuir la oportunidad de innovación, generalmente son los empleados con mayor antigüedad los que pueden llegar a proponer procesos de mejora más factibles, así mismo los empleados con menor antigüedad que son los que suelen conservarse al realizar recortes de personal pueden sentirse sobrepasados por la carga de trabajo, lo que disminuye su capacidad de adquirir nuevas habilidades.

Todas las problemáticas internas de la empresa pueden desembocar en la disminución de la calidad de los productos o servicios y por consecuencia, la baja en la satisfacción del cliente, pudiendo llevar a la quiebra incluso a compañías que contaban con una buena salud financiera antes de la disminución de su plantilla.

Debido a que las consecuencias negativas a largo plazo pueden llegar a ser mayores que las ganancias a corto plazo, muchas compañías a menudo optan por un enfoque más suave al reducir las horas de trabajo, instituir días de vacaciones extra no pagados u ofrecer incentivos a los empleados para que se jubilen anticipadamente.

¿Cómo gestionar el Downsizing?

Si usted ha tomado la determinación de reducir su fuerza laboral, es probable que esta haya sido una decisión difícil, pero necesaria, por lo que es importante que se prepare para realizar una transición lo más sana posible para su empresa y sus empleados.

A continuación le presentamos una serie de consejos para minimizar o eliminar los efectos negativos de la reducción de personal:

• Realice un análisis minucioso para determinar la cantidad de empleados que requiere su empresa, luego evalúe los perfiles de su personal y su desempeño general para asegurarse de que al realizar el recorte pueda conservar en la medida de lo posible a los más adecuados para seguir en su compañía.

• Sea transparente con el personal, si usted tiene un plan de reducción de personal hágalo saber a los líderes de su empresa, comience organizando una reunión con su equipo de trabajo para que sus empleados conozcan las razones de la reducción de personal. La desinformación puede causar un mal ambiente laboral así como la toma de decisiones negativas por parte de los empleados que se sientan amenazados por la posibilidad de quedarse sin empleo.

• Informe a los empleados que serán destituidos de su cargo con un tiempo no menor a un mes, de esta manera usted les dará la oportunidad de buscar un nuevo empleo para que su economía no sea afectada. Recuerde que para este proceso es fundamental contar con la asesoría del encargado de recursos humanos y un miembro del departamento legal. En caso de no contar con estos departamentos dentro de su empresa, busque asesoría legal externa para evitar problemáticas derivadas de este proceso.

• Establezca nuevas metas y responsabilidades, una vez realizada la reducción, es normal que el personal se sienta temeroso y con poca claridad respecto al rumbo que tomará la empresa después de una reducción de personal. Durante este periodo es importante que usted haga reuniones grupales e individuales con más frecuencia. Establezca metas durante estas reuniones para que los empleados puedan enfocarse en otra cosa. Hágale saber a sus colaboradores los nuevos objetivos y responsabilidades de cada uno y recuerde reiterar a cada uno porque sus funciones son cruciales para los objetivos generales de la empresa. Si sus empleados tienen una idea clara de cómo encajan en el futuro de la compañía estarán menos preocupados por perder sus empleos y más comprometidos con sus actividades diarias.

• Tenga un plan y una visión clara, con una cantidad menor de empleados será difícil que la empresa funcione de la misma manera que antes. Por ello debe tener un plan a 30, 60 y 90 días para que logre que los empleados completen la transición a sus nuevas funciones. Cuando sea posible, capacite a las personas para que ciertas tareas y funciones no sean ignoradas cuando los empleados responsables de ellas son despedidos. No desea que una persona se sienta sobrecargada de trabajo como el único empleado que entiende una tarea.

• Enfoque su atención en las cosas importantes, concéntrese en acciones positivas que mantengan a los empleados comprometidos, establezca indicadores de desempeño y hágales saber a su personal para que conozcan la manera en que está siendo evaluado su trabajo y si están cumpliendo con las expectativas. Esto le ayudará a que los empleados estén alineados y enfocados en las cosas fundamentales. De la misma manera, trate de elogiar las conductas positivas de sus colaboradores. Por ejemplo, felicítelos si alcanzan sus metas, de esta manera les proporcionará seguridad y logrará que se sientan más comprometidos con sus nuevas actividades y la empresa.

• Retribuya a sus empleados, es posible que a pesar de sus buenas intenciones y la ejecución correcta de los pasos anteriores, muchos de los trabajadores tengan el ánimo decaído por los cambios o por haber perdido a compañeros de trabajo a los que apreciaban, por ello, usted debe ser creativo y ofrecerles pequeñas recompensas, usted podría ofrecerles horarios más flexibles, sorpréndelos con un desayuno o comida o darles un par de días más de vacaciones. Puede ser un poco difícil de coordinar en un inicio, pero esto seguro le dará un impulso a la moral de su fuerza laboral que valdrá la pena.

• Sea empático durante todo el proceso, asegúrese de ser honesto con las personas que fueron despedidas y comprenda que el personal restante tendrá una mayor carga de trabajo. Apóyese con la persona encargada del departamento de recursos humanos (si es que lo tiene) o con alguno de los líderes de su compañía que esté más en contacto con el personal para que sondee constantemente el ambiente laboral y pueda darle una retroalimentación que le sirva para tomar decisiones al respecto.

• Si es posible implemente algún sistema ERP que le ayude a disminuir la carga laboral a sus empleados. Los sistemas integrales como Evidence cuentan con herramientas que le ayudarán a eliminar tareas que no agregan valor a su empresa como las recapturas, así mismo le ayudará a dar mayor trazabilidad a sus procesos y agilizará sus procesos contables y de producción, de esta manera aún con una cantidad menor de personal, su empresa podrá crecer, ya que su equipo laboral podrá enfocarse en las tareas que añaden valor a su empresa.

Recuerde que las nuevas estrategias de negocios están enfocadas a la eficiencia, se busca que los procesos se realicen de manera más rápida y económica sin sacrificar la calidad y el servicio al cliente. Por lo tanto, asegúrese de que su empresa cuente con las herramientas tecnológicas necesarias para avanzar al siguiente nivel. El secreto es que mediante el análisis se defina el número concreto de personal que requiere para una operación óptima y en función a ello tome las decisiones pertinentes si es necesario realizar un proceso de Downsizing.

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