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¿Qué es un BPM (Business Process Management)?

Un BPM (Business Process Management, que en español significa “Gestión de Procesos de Negocio”) es una doctrina en la que, a través de diferentes tecnologías y metodologías, se busca incrementar la eficacia y eficiencia de los diferentes procesos en una organización.

Debido a los avances tecnológicos han surgido herramientas para optimizar y automatizar la manera de llevar a cabo la gestión de procesos de negocios. De ahí surge el término BPMS (Business Process Management System). Se trata de una poderosa tecnología de software, diseñada para optimizar los procesos productivos de las organizaciones. Es decir, ejecuta procesos automatizados y los va integrando al resto de los procesos de toda la organización. Si se cuenta con otro tipo de herramientas tecnológicas empresariales como ERP y CRM, estas, se van integrando al sistema de BPM hasta organizar e integrar los procesos productivos, de acuerdo al modelo de operar y a los objetivos a alcanzar fijados por la compañía, para optimizar los resultados.

El software BPM, permite lograr que cada proceso productivo de la organización, de todas las áreas, llegue a término, dentro del margen del tiempo preestablecido, con el cumplimiento de la normatividad y las políticas empresariales; llegar a establecer la estandarización en la manera de operar dentro de cada proceso. Integrar los procesos entre las diferentes áreas involucradas; monitorear y optimizar el flujo continuo de los mismos, hasta llegar a automatizar cada proceso que lleva al cumplimiento de los objetivos empresariales.

Igualmente permite ir modelando los procesos, en función de los requerimientos y especificaciones de pedidos especiales, y en poco tiempo, durante la marcha, llevarlos a su estandarización y automatización. Con BPM, se facilita el monitoreo y control de cada proceso, y en el transcurso se va integrando a cada área involucrada: proveedores, inventarios, producción, contable, administración y finanzas, marketing, capital humano, de tal manera que cada área cumpla su función de manera óptima, facilitando el flujo de operaciones y el cumplimiento de los objetivos dentro de los tiempos programados.

En este artículo veremos las principales ventajas de este concepto y cómo puedes integrarlo en tu empresa para mejorar tus resultados y alcanzar mejores utilidades.

¿Por qué debería implementar un BPM en mi empresa?

Implementar la metodología BPM en tu empresa mejorará la coordinación entre los diferentes departamentos de la misma para incrementar la eficiencia de todos los procesos y ser más competitiva.

Regularmente es de bajo costo, pues se puede implementar fácilmente con un CRM o ERP empresarial.

En la mayoría de los casos, las empresas que utilizan una gestión de procesos de negocios lo hacen con el objetivo de ganar una certificación, pues así optimizan sus procesos para cumplir con los requerimientos que se piden.

En resumen, BPM ofrece a las empresas la capacidad de definir un Modelo de Gestión de Procesos de Excelencia. Esa capacidad significa: incrementa la eficiencia y la eficacia en la operación de todos los colaboradores y de todos los procesos que se ejecutan. Es decir, que la gestión de cada área llega a ser realizada como un proceso integrado, cuyos resultados son acordes a los objetivos planteados por la organización.

¿Cómo se implementa un BPM en una empresa?

Necesitarás de la participación de todo tu personal para implementar la metodología de trabajo de un BPM y hacerlo funcionar. Esto debe ser tratado como un proceso, por lo que recomendamos hacer un análisis previo para asegurar su efectividad.

Para obtener los mejores resultados, deberás seguir los siguientes pasos a la hora de implementar un BPM en tu empresa.

• Determina el proceso

  Primero necesitaremos fijar el proceso adecuado para nuestra compañía. Aquí necesitaremos la ayuda de nuestro equipo de gerencia y del personal con más experiencia de cada área.

  La finalidad es encontrar el proceso que mejor se asemeje a los valores de tu empresa. De esta forma no se verá extraña para los trabajadores ni entrará en conflicto con los objetivos de la empresa, permitiendo así concentrarse en lo más redituable.

• Capacita a tu personal

  Es fundamental que todos los directivos y el personal de tu empresa estén capacitados en cómo implementar la doctrina de gestión de procesos de negocio. Asegúrate de que todos sepan qué hacer en cada etapa del proceso.

  De ser exitosos podrán hacer que los procesos y sistemas de tu empresa estén en un estado de mejora continua, obteniendo los suficientes datos para tomar decisiones correctas para ser competitivos en el mercado.

• Elige la herramienta adecuada

  Toca ahora seleccionar qué herramienta o software BPM será el más adecuado para implementar en tu empresa. Aquí deberás tomar una decisión basándote en las necesidades de tu empresa.

  Para elegir el correcto toma en cuenta los siguientes puntos:

• ¿Necesitas soporte o la integración de sistemas operativos externos?

• ¿Cuenta el BPM con simulación de procesos o diseños de formularios?

• ¿Es fácil de exportar e integrar todos mis datos? ¿Es seguro?

Recuerda también tomar en cuenta el costo del software BPM, el idioma disponible y la reputación del proveedor.

• Ejecuta el plan

  Aquí viene la parte más divertida. En total, el proceso de ejecución dura cuatro etapas:

• Puesta en marcha de las acciones en cada área. Siempre supervisando con métricas y KPI claros para controlar y evaluar correctamente.

• Automatización de procesos. Usando formularios, modelos para recabar datos e integración de reglas bien definidas.

• Integración del software BPM usando las diferentes aplicaciones del programa. Ya integrado, deben definirse los nuevos roles para cada nuevo proceso.

• Monitoreo constante utilizando los KPI especificados para cada proceso. Se evalúan resultados y se toman medidas de corrección para corregir y prevenir errores.

• Optimiza tu proceso

  Por último se realiza un análisis total para encontrar propuestas de mejora que perfeccionen los procesos de implementación.

Ventajas de un BPM

BPM ofrece las más destacadas herramientas y recursos metodológicos empresariales, que permiten a las compañías, y al implementar un sistema de gestión de procesos de negocio se obtienen los siguientes beneficios:

• Puedes acceder a información importante, como base de datos, análisis y documentación en cuestión de minutos

• Formar, integrar y ejecutar un conjunto de procesos interrelacionados.

• Implica y motiva a colaborar más a tus empleados en todos los procesos de la empresa, lo que permite dar un mejor servicio al cliente, así como mejorar la calidad de tus productos y/o servicios.

• Automatizar cada uno de los procesos productivos y de negocios.

• Se obtienen instrumentos para optimizar los procesos, aumentar el número de actividades sincronizadas.

• Agilizar los procesos de cambio para optimizar resultados en el menor tiempo.

• Disminuye los tiempos de comunicación entre equipos y agiliza la transmisión de datos entre estos para con los clientes y proveedores.

• Mejorar la eficiencia y rendimiento de su capital humano, financiero, tecnológico y administrativo.

• Evolucionar sus modelos de negocio.

• Responder continua y eficientemente a las oportunidades del mercado.

Uno de los beneficios más importantes que se obtienen con el software, BPM, es que las empresas pueden medir constantemente el rendimiento de sus recursos corporativos, siempre y cuando cuenten con información de indicadores clave de rendimiento (KPI), y poder ponderar el crecimiento en cada una de las áreas organizacionales: producción, ventas, ingresos, utilidades, entre otras.

En sí, con un BPM mejoras la eficiencia de tus procesos para incrementar tu productividad para ser más competitivos en el mercado que te encuentres. Con todo este conjunto de herramientas, las empresas transforman sus maneras de operar y evolucionan hacia un modelo de negocio flexible, eficiente y altamente competitivo.

El BPM, Business Process Management, implementado mediante un software es un recurso tecnológico imprescindible para las organizaciones que buscan marcar el liderazgo en el mercado. Las herramientas y recursos que ofrece son: ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Intelligence), Call Center (Centro de llamadas y atención al cliente), SGA (Sistema de Gestión de Almacén).

La información integrada con cada una de las herramientas en conjunto, y su interconexión departamental, aunado a los indicadores clave de rendimiento (KPI), permite evaluar los progresos de cada proceso directivo, productivo, administrativo, en función de los objetivos y metas preestablecidas. Se obtiene información en tiempo real, por lo que es posible, redireccionar las gestiones directivas y líneas de acción futuras.

Las herramientas BPM permiten a las Tecnologías de la Información, aportar grandes beneficios y soluciones a un menor costo de inversión, tiempo de desarrollo y costos de mantenimiento, que otras soluciones como sistemas ERP. Facilitan, también, incorporar nuevos procesos operativos e integrarlos fácilmente a otros sistemas.

Por ejemplo, en su libro, el Dr. Bernard Hitpass, (Hittpass, 2017), ofrece una fórmula que daría significado a todo aquello que integra el BMP para una empresa. Se muestra en los siguientes diagramas:

En nuestros días los modelos de gestión de negocios de excelencia tienden a vincularse las herramientas que ofrece BPM. Fueron pensados para que las organizaciones tuvieran la capacidad de evaluar su desempeño sobre la base de criterios de calidad.

Los beneficios que ofrece el seguimiento continuo de los procesos de evaluación son:

• Identificar fortalezas y debilidades de los procesos productivos.

• Impulsar a los colaboradores de la organización a dirigir sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos.

• Ofrecer una identidad e imagen congruente y coherente con la calidad y la cultura de la organización.

• Partir desde un marco de referencia para definir y medir la calidad de los procesos y sus resultados.

• Contar con parámetros para obtener indicadores clave de rendimiento.

BPM funciona como una guía para las organizaciones que buscan sincronizar cada uno de los procesos, vincularlos con los objetivos de la organización y aportar, como resultados finales, aprendizaje organizacional. Finalmente, ofrece la información de indicadores clave, que permita evaluar los resultados de rendimiento de cada uno de los procesos y redireccionar los objetivos cada vez que sea necesario, hacia la innovación y la adaptación a los constantes cambios del mercado.

¿Cómo podría ayudarme Evidence ERP?

En la actualidad, cuando hablamos de BPM nos referimos a un programa empresarial que ayuda a organizar, modelar, diseñar, optimizar y centralizar diferentes procesos dentro de una compañía.

Los ERP son la evolución de la doctrina BPM, pues ofrecen una solución completa digital en una sola plataforma.

Es muy seguro que la mayoría de tu competencia ya está utilizando un programa BPM o ERP para mejorar sus procesos y salir adelante sobre los demás. Si no adoptas este tipo de tecnología en tu empresa, es muy seguro que te quedes atrás.

Con Evidence ERP podrás gestionar de forma más segura y óptima todos los datos de tu empresa, para encontrar los procesos que se pueden mejorar y tomar decisiones más inteligentes con base en ellos para el beneficio de tu empresa.

También mejorarás la comunicación interna de tu equipo al centralizar todas las tareas y procesos en un solo sitio. Tan solo con esto, garantizamos que la productividad de tu organización aumentará de un 60% a 85%.

Todos estos beneficios y mejoras serán apreciadas inmediatamente por tus clientes, pues ahora los podrás atender más rápido y darles productos de la calidad esperada en el tiempo comprometido. Siempre.

Habla con nosotros para que te mostremos cómo tu empresa puede beneficiarse de la metodología MBP con Evidence ERP.

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