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Sistema de gestión de proyectos: ¿qué es y cómo beneficia a tu empresa?

Estar al tanto de las últimas innovaciones tecnológicas para empresas te ayudará a mejorar el rendimiento de tu negocio. Desde Evidence vamos a contarte qué es un sistema de proyectos y qué ventajas aporta en el entorno empresarial.

¿Te gustaría contar con un sistema que te permita ver cada detalle de las actividades en tu empresa? Puede que pienses que esto no es posible, pero con un software de gestión empresarial podrás acceder a esta y otras funciones.

Ten en cuenta que la planificación y seguimiento de los objetivos en tu empresa, es un aspecto fundamental para conocer el rendimiento de la misma. Y, gracias al sistema de proyectos podrás ver información sobre los procesos corporativos. Y, generar un control de las actividades en tiempo real. A continuación, profundizaremos sobre la gerencia de proyectos para que conozcas todo lo que puedes obtener para tu negocio.

¿Qué es un sistema de proyectos?

Los software que han sido diseñados para la gestión de proyectos, son una herramienta de trabajo indispensable para guiar, medir y controlar a cada uno de los participantes del proyecto, sus tareas, sus actividades, los tiempos que corresponden a cada una de estas y dar el seguimiento correcto y oportuno a los proyectos.

Un sistema para gestión de proyectos se encarga de la planificación, coordinación y ejecución de un conjunto de actividades o procesos establecidos en un tiempo determinado para llegar a un resultado único

La gestión de proyectos hace referencia a una serie de actividades planificadas para desarrollar cada proceso en cuanto su completación, y de esta forma alcanzar el cumplimiento de todos los objetivos.

Dentro de la creación y desarrollo de proyectos hay distintas etapas. La primera consiste en planificar la metodología, seguidamente se inicia la dirección del proyecto y posteriormente es realizado el seguimiento de los objetivos.

Si quieres que cada planificación de tu empresa sea llevada a cabo con éxito, entonces necesitas de un sistema de proyectos. Vamos a contarte cuáles son los objetivos de contar con este recurso empresarial.

Historia de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos tiene su origen en la disciplina de la ingeniería y la arquitectura. Seguramente inició hace miles de años cuando las primeras civilizaciones de la humanidad decidieron construir las maravillosas pirámides que existen alrededor del mundo, en concordancia con la geometría del universo, según dicen los expertos de la ciencia. Lo más probable es que fuera en Giza, en Egipto, cuando surgen los orígenes de la planeación de un proyecto.

Dada la antigüedad y las dimensiones de la construcción, los materiales, en los que predominan las placas de mármol, que pesan más de 250 toneladas y las gestiones del cálculo de inclinación, peso y resistencia, debieron despejar innumerables fórmulas físicas y matemáticas para lograr construirlas en dirección precisa a ciertos puntos cruciales de la astronomía y permanecieran con el paso del tiempo.

Pero es hasta finales del Siglo XVIII y principios del XIX, con la Revolución Industrial, que surgen otro tipo de conceptos, referentes a la gestión de proyectos, desencadenados en la necesidad de incluir en la producción masiva una distinción de los recursos: materiales, económicos y humanos.

Posteriormente, en el siglo XX con la desenfrenada carrera tecnológica es que surgen nuevos conceptos en la vida empresarial que tiene que ver con optimización de recursos, calidad de excelencia y rapidez. Es entonces que en 1917, se da a conocer al mundo la conocida gráfica de Gantt. Un gráfico diseñado en una tabla que contiene columnas verticales que disponen las actividades y tareas y los responsables de llevarlas a cabo. Las filas horizontales deben medir a escala los tiempos programados para cada actividad y las fechas de terminación.

A mediados de la década de los 50, surge un nuevo concepto con la Gráfica PERT (Program Evaluation and Review Technique) traducida como Programación, Evaluación y Revisión Técnica de actividades. Posteriormente, surge el concepto CPM (Critical Path Method) conocido como Método del Camino Crítico. Es en esta época, cuando las empresas comienzan a aplicar los conceptos y las herramientas de la gestión de proyectos. Buscan ejecutar las operaciones laborales con métodos de mayor precisión que incluyen, fechas de inicio y terminación, así como medir la capacidad que se tiene para realizar las tareas y actividades, siguiendo un camino o método preestablecido, que de cierta manera, garantiza el aprovechamiento del tiempo, la reducción de costos y la terminación de dichas actividades con la calidad requerida dentro de los tiempos programados.

Es hasta los años 80 y 90, que comienzan a implementarse en las empresas, sistemas tecnológicos que ayudan con la creación de cronogramas, calendarios, gráficas y tablas, de manera digital, para contar con mayores métodos y herramientas de medición de los recursos y de los avances, en la resolución de problemas o bien, para evitar problemas en los tiempos de operación.

Objetivos del sistema de proyectos: ¿por qué es importante?

Algunas empresas no tienen una dirección de proyectos eficiente para su desarrollo. Esto ocasiona un incumplimiento de los objetivos, diferencias entre los involucrados en el proyecto o cambios sobre la marcha, esto último conduce a pérdidas de tiempo.

¿Hay una forma de evitar esto? ¡Sí! Y, es precisamente lo que un software de administración, control y seguimiento de proyectos puede ofrecerte. Los siguientes son los objetivos para los que esta herramienta es aplicada:

• Inicio y desarrollo del proyecto.

  Si en tu empresa operan muchas personas es normal que te cueste trabajo saber la participación de todos. Por más que una corporación se divida en áreas, resulta importante conocer el grado de implicación de los responsables.

  Por suerte, contar con un sistema de proyectos te ayudará a valorar el inicio y los niveles de progreso en cuanto a tu planificación. ¿Qué puedes conocer exactamente? Con nuestro software de gestión de proyectos podrás valorar el rendimiento de tus trabajadores, así como el estado de cada actividad. Contarás con un acceso amplio y detallado a cada aspecto de la gestión de la planificación en curso, así como del tipo de actividad desarrollada en tiempo real.

• Conocer y controlar problemas.

  En la gestión de un proyecto pueden surgir contratiempos, y es de gran importancia poder controlar esta situación. Gracias al sistema de proyectos puedes conocer esto con antelación y coordinar una solución acertada.

  Sin duda, uno de los beneficios de este software de gestión empresarial es que te ofrece la oportunidad de anteponerse a las situaciones que pongan en riesgo el rendimiento del proyecto. Y, que te ayudará en la toma de decisiones.

• Alcanzar los objetivos.

  El objetivo final del sistema de proyectos es ayudar a tu equipo de trabajo a dar con los resultados esperados. Debido a esto, es muy importante que traces los objetivos de la planificación de cada proyecto. Al finalizar, y con ayuda del software empresarial podrás valorar cuál fue la conversión de todo el proceso.

  Este hecho te permitirá tomar decisiones como directiva de la empresa, potenciar un determinado sector de tu negocio o hacer modificaciones en tus grupos de trabajo. El alcance de los objetivos y el tiempo de desarrollo del proyecto te aportan métricas para que sepas cómo mejorar la productividad aún más.

Dentro de los procesos que ofrece un sistema de gestión de proyectos se llevan a cabo los siguientes puntos:

En la planificación y posterior gestión de un proyecto existen algunas necesidades, o puntos que hay que afianzar para garantizar buena fluidez en su desarrollo. A continuación, te nombraremos los componentes necesarios para la gestión de proyectos.

• Alcance

  Delimitará los esfuerzos requeridos del proyecto, a qué resultado se quiere llegar y qué áreas están involucradas así como el rol que cumplirán. Cada área será asignada a un responsable que contará con las facultades necesarias dentro del sistema para la supervisión del personal.

• Tiempo

  A cada actividad se le asignará un plazo de tiempo, en algunas ocasiones las tareas tienen una secuencia y están relacionadas entre ellas por lo que un desfase en el tiempo puede retrasar todo el proyecto.

• Costos

  Se debe determinar el presupuesto del proyecto con base en las actividades y el tiempo mediante cronogramas midiendo el desempeño y avance establecido. También es posible medirlo durante la ejecución del proyecto y determinar un costo real.

• Calidad.

  El proyecto debe llevarse a cabo mediante los requisitos establecidos, dentro de un sistema de gestión de proyectos puede llevar diagramas de control para determinar la estabilidad del proyecto y auditar el avance así como penalizar el incumplimiento de tareas.

¿Cómo garantizar la gestión de proyectos?

Seguramente te preguntarás cómo puedes garantizar un buen alcance, manejo de tiempo y fijación de los costes para el rendimiento de tu proyecto. ¡No tienes que hacerlo solo! Gracias a un software de sistema de proyectos podrás garantizar estos aspectos de manera fácil y en poco tiempo. A continuación, vamos a contarte las ventajas de contar con esta herramienta empresarial.

1. Asigna un equipo de control:

   Si necesitas que algunos miembros de tu empresa tengan un rol de liderazgo en el proyecto, podrás hacerlo fácil con nuestro sistema de proyectos. Allí verás de forma individual y general el rendimiento y participación.

2. Evaluación en tiempo real:

   Para poder tomar decisiones y conocer el estado del proyecto puedes controlar todas las actividades, incluso crear y cerrar las mismas.

3. Registra actividades comunes:

   Con el sistema de proyectos podrás dotar de apoyo a tu equipo, un claro ejemplo es fijando propósitos clave. También puedes registrar diversas actividades comunes en tu empresa.

Un sistema de proyectos te permitirá garantizar la planificación de cada actividad, así como realizar control de cada una de estas. Finalmente, te ayudará a valorar el rendimiento de los progresos y el alcance de las expectativas.

Si quieres que tu empresa tenga fluidez en el desarrollo de cada planificación, entonces necesitas una herramienta de gestión empresarial que te ayude con esto. Aprovecha nuestro sistema de proyectos para ahorrar tiempo y garantizar el éxito de cada meta empresarial.

Sistemas Digitales para Gestión de Proyectos.

Es común encontrarse con que una vez avanzado el proyecto, la ruta crítica cuenta con actividades retrasadas de acuerdo al tiempo que se estipula y que las actividades dependientes de esas gestiones se hicieron con anticipación. Esto puede provocar que los tiempos de holgura se vean rebasados y el tiempo para la finalización se convierta en el peor de los enemigos.

Otra de las dificultades para lograr un proyecto en tiempo y con el presupuesto establecido, estriba en la falta de herramientas que permitan crear y seguir una red de comunicación efectiva y eficaz entre todos los colaboradores del proyecto.

Para ello, es fundamental contar con un cronograma bien diseñado que establezca las definiciones de las actividades, sus atributos, características, parámetros de operación, los recursos requeridos y definir a los participantes y responsables de cada actividad. Este cronograma debe contener también el diseño de la ruta crítica (el camino secuencial de mayor longitud, que siguen las actividades, desde el inicio del proyecto hasta la fecha de terminación).

Un software para gestión de proyectos, cuenta con la capacidad de tener toda la información actualizada y en tiempo real, sobre las dependencias, las holguras y los avances de todas las actividades del proyecto que debe estar disponible para todos en un mismo momento. Esta capacidad de administrar un proyecto, evita una serie de errores, como la duplicación de actividades, aumento de riesgos en los tiempos y un incremento del presupuesto.

La planeación de proyectos exige también, que se comparta muchísima información con una gran cantidad de datos identificables para cada equipo de trabajo o actividad y, debe compartirse con una gran cantidad de gente de manera rápida y efectiva. Para dar respuesta a esa necesidad, algunos software para la gestión de proyectos, cuentan con sistemas de programación sofisticados, que permiten almacenar la información en la nube, proporcionando toda la capacidad posible para almacenar y manipular la información en cualquier momento sin tiempos de espera. La disponibilidad de la información y la capacidad de compartirla por canales apropiados con cientos de personas, es posible a través del uso de dispositivos móviles.

Actualmente, los sistemas digitales para gestión de proyectos están diseñados con poderosos y robustos software que permiten ejecutar actividades, compartir información, almacenar muchos y grandes archivos sin afectar la rapidez del sistema, evaluar los procesos, cambiar actividades, cambiar personal, administrar riesgos y monitorear en tiempo real, cada una de las actividades, al personal y los recursos.

Ventajas que ofrece un software de gestión de proyectos por servicio.

El software para la gestión de proyectos, es un instrumento indispensable para todas las personas y empresas que llevan a cabo desarrollo de proyectos. El sistema brinda todas las herramientas necesarias para evitar retrasos, mantener informados a todos los participantes en tiempo real, sobre el estatus de las actividades y, por lo tanto, impedir el incremento en los recursos presupuestarios y lograr que el proyecto finalice dentro de las fechas programadas.

Los software para la gestión de proyectos ofrece instrumentales para que puedan aplicarse técnicas de priorización, que permite elegir el estilo de gestión que cada proyecto requiere. Como resultado ofrece diferentes herramientas de programación y asignación así como formas prácticas y amigables para su usabilidad.

Es una realidad que hoy en día se ofrecen muchísimas opciones de software para la gestión de proyectos. Lo ideal es conocer primero, qué tipos de proyectos desarrolla la empresa, si son grandes, habrá que elegir un software para la gestión de proyectos gerencial, que aporta innumerables opciones de programación y asignación, incluyendo el flujo del uso de los recursos, el estatus y avances de las actividades programadas y su respectivo control de los tiempos y holguras. Si es un proyecto pequeño, habrá que usar un software para gestión de proyectos menos elaborado, de lo contrario puede resultar contraproducente.

Hoy en día el mercado de las tecnologías, ofrece software para la gestión de proyectos, que aun cuando han sido diseñados para desarrollar proyectos muy grandes, ofrecen la opción de usar solo aquellas opciones y herramientas necesarias para cada tipo de proyecto. Por lo general, este tipo de software se vende por suscripciones y pagos mensuales o anuales. Suelen ser los más efectivos que resuelven realmente todo tipo de problemas, porque son escalables y porque guardan toda la información en la nube, a la cual se puede acceder en cualquier momento y la ofrece en tiempo real.

Algunos otros beneficios de la administración de proyectos son:

• Agiliza los procesos.

• Mantiene informado a todo el personal que participa en el proyecto, así se trate de cientos de personas a través del uso de dispositivos móviles.

• Cuentan con una capacidad inmensa de almacenaje de archivos en la nube.

• Provee información actualizada en tiempo real, a través de cualquier dispositivo móvil.

• Ofrece cronogramas y calendarios en float con lo que es posible ingresar al sistema para cambiar la información y, al mismo tiempo que se carga la nueva información, el sistema se actualiza automáticamente.

• Permite el monitoreo constante del proyecto.

• Ahorra tiempo, esfuerzo y recursos.

• Evita la duplicación de información y de actividades.

• Reduce costos.

• Permite el avance sincronizado de las actividades.

Características de los software para la gestión de proyectos por suscripciones.

El software para la gestión de proyectos, es un instrumento indispensable para todas las personas y empresas que llevan a cabo desarrollo de proyectos. El sistema brinda todas las herramientas necesarias para evitar retrasos, mantener informados a todos los participantes en tiempo real, sobre el estatus de las actividades y, por lo tanto, impedir el incremento en los recursos presupuestarios y lograr que el proyecto finalice dentro de las fechas programadas.

• Cuenta con un manual o tutoriales para que los usuarios puedan conocer claramente, los alcances y limitaciones, la arquitectura del diseño y la estructura de trabajo del software.

• Tiene la capacidad de calcular los tiempos dedicados a cada tarea y a cada actividad por lo que, puede evaluar de manera automática, cuáles serán terminadas en las fechas programadas y cuáles no.

• Determina el alcance de cada proyecto en tiempos de ejecución, en recursos disponibles y en holguras.

• Ofrece opciones para la realización del cronograma de tareas y actividades, con la facilidad de optar por el número de campos que se deseen agregar en función de definiciones, criterios, prioridades y los más minuciosos detalles que permitan el control del proyecto.

• Aporta la usabilidad de comandos para crear definiciones y criterios –las cuales se capturan- en función de la importancia y prioridad de cada proyecto.

• Aporta espacios y campos para ser llenados en función de las características de cada actividad, los recursos con que cuenta y los que debe tener, así como su posición en la ruta crítica de dependencia o independencia de otras actividades.

• Ofrece una capacidad de almacenamiento en la nube y memoria suficiente para generar un flujo rápido y efectivo de intercomunicación entre muchos y diferentes equipos de trabajo.

• Cuenta con browser de información interna, para lograr llegar al segmento de información que se requiere, sin dificultad. Permite crear etiquetas y filtrar la información por actividades, costos, tiempos, etc.

• Aporta también agilidad de comunicación compartida sobre avances de actividades y la posibilidad de monitorearlos desde cualquier dispositivo móvil.

• Ofrece la opción de crear diagramas de red, diagramas de procesos, diagramas de actividades específicas y generales, gráficas de Gantt, gráficas PERT, gráficas de la ruta crítica; para realizar la gestión de riesgos. Tiene la capacidad de determinar las dependencias e independencias de las actividades y calcular las holguras más adecuadas para el proyecto.

• Asistencia técnica en línea y presencial (algunos lo ofrecen).

• Ofrece la capacidad de integrar el sistema a bases de datos de clientes o proveedores e incluirlos en el proyecto.

• Con este tipo de software, siempre se tiene la capacidad de generar cambios oportunos de personal, de tareas, de actividades, incremento o disminución de presupuesto, etc., y el sistema lo actualiza de manera automática. Así que contratar un software de esta naturaleza, es indispensable para aquellas empresas y emprendedores que planean desarrollar y administrar un proyecto.

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