Transformación digital

Software de Administración de Proyectos

Para una definición básica del software de administración de proyectos, este sistema es básicamente una herramienta que ayuda a los dueños de negocios, a los gerentes de proyectos y personas a hacer un seguimiento del progreso de los entregables. Estas herramientas facilitan la colaboración, el seguimiento y la realización de tareas a medida que se realizan. También es una gran herramienta para compartir conocimientos, ya que fomenta la documentación adecuada en toda la organización.

En un estudio de caso efectuado por el Project Management Institute, la empresa Du Telecom pudo alcanzar una tasa de crecimiento del 32% en sus primeros cuatro años. La empresa atribuye este crecimiento a tener prácticas seguras de gestión de proyectos. Esto subraya lo importante que es tener una implementación y administración segura del proyecto y el uso de un software de administración de proyectos puede ayudarlo con este objetivo.

Existen varias características esenciales que debe esperar de un sistema para administración de proyectos confiable. La función básica de estos sistemas es el seguimiento de proyectos. Por ejemplo: debe poder visualizar quien está trabajando en que parte del proyecto, cuellos de botella y la descripción general de todo el proyecto. Además, el software de administración de proyectos le permitirá mejorar la comunicación y le brindará informes precisos y lo ayudará a generar los mejores informes para su negocio. Incluso te dan la opción de configurar paneles de control si quieres echar un vistazo rápido a cómo estás actualmente.

¿Por qué usar un Software de Administración de Proyectos en la nube?

Contar con este tipo de sistema le brindará la garantía de que sus proyectos se completarán de manera adecuada y eficiente. A continuación, se enlistan una serie de ventajas competitivas de las que usted disfrutará al implementar un software de administración de proyectos en su compañía:

• Colaboración en tiempo real

  Un sistema en la nube puede brindar a los usuarios la capacidad de trabajar en colaboración en un espacio compartido sin sacrificar el enfoque de cada usuario, además, los líderes de proyecto tendrán la facilidad de trabajar en múltiples proyectos y vigilar el desempeño de sus subordinados mientras que los gerentes pueden estar al tanto de todo a medida que suceden las cosas sin afectar la productividad de otros.

• Compartir documentos

  Parte de la función de colaboración en tiempo real es la capacidad de compartir y trabajar en documentos con otros miembros de su equipo. Esto se puede hacer más fácil con las soluciones de administración de proyectos que le permiten a la empresa integrar aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en el sistema, haciendo que la colaboración a larga distancia sea un esfuerzo más simple.

• Administración de costos

  Un buen sistema de administración de proyectos ofrece a sus usuarios informes precisos que ayudarán a la proyección de costos, identificando fuentes de costos excesivos y agilizando la producción para abordar cualquier problema de costos actual.

• Reportes en tiempo real

  Los sistemas en la nube puedes generar reportes que simplifican la información relevante de la empresa para volverla más comprensible para el usuario. Esto resulta fundamental para identificar los KPI adecuados para evaluar el rendimiento del equipo de trabajo.

• Documentación más sencilla

  En relación con un manejo más sencillo, el software de gestión de proyectos también facilita la documentación. Esto significa que los proyectos se pueden usar para el análisis y la reimplementación en el futuro, y las soluciones proporcionadas por equipos anteriores pueden ser implementadas por otros equipos en proyectos futuros.

Tipos de software de administración de proyectos que existen en el mercado.

Ya hemos definido que es un software de gestión de proyectos y cuáles son las ventajas de tenerlo, pero ¿cuáles son los distintos tipos y cómo funcionan?. Existen muchas variantes para definir el tipo de sistema, pero las principales centran la ubicación de la aplicación (físico o en la nube), el tamaño y por supuesto la aplicación que se le da a este.

Cuando hablamos de sistemas locales, nos referimos al software que se encuentra instalado localmente en los servidores de la empresa, lo que implica que su uso está restringido a las PC que tengan instalado el software. Algunos ejemplos de este tipo de sistema son JIRA y Microsoft Project.

Por otro lado, los sistemas alojados en la nube le permiten al usuario acceder a sus proyectos desde cualquier dispositivo con acceso a internet, algunos ejemplos de estos son: Wrike, Asana y Podio. Además, existen sistemas ERP como Evidence que cuentan con la integración de un módulo de gestión de proyectos que facilita el enlace con los departamentos y procesos ligados a la realización de proyectos como la solicitud de insumos al departamento de almacén, asignación de tareas a los empleados, compras de materiales.

Existen también aplicaciones para la administración de proyectos que permiten trabajar de manera individual. Este tipo de software suelen ser menos complejos y no están tan cargados de funciones, pero son fáciles de manejar y sirven en caso de que usted quiera empezar a experimentar con este tipo de herramientas. Un buen ejemplo de esto es Trello.

Problemas potenciales de adquirir un Software de Administración de Proyectos.

A pesar de todas las ventajas del software de gestión de proyectos, todavía hay algunos problemas potenciales que debe considerar:

• Complicación de proyectos simples

  Algunos proyectos pueden ser sencillos y simples de completar sin depender del software de administración de proyectos. El software definitivamente pueden mejorar la implementación de proyectos más grandes, pero cuando estás trabajando en algo que es bastante simple, es posible que no necesites este servicio.

• Costo

  Antes de invertir en una solución completa de gestión de proyectos, es recomendable probar primero las versiones gratuitas. Esto puede darle una mejor idea de lo que un producto tiene para ofrecer y puede ser la mejor manera de saber si puede pagar la aplicación o si no será una buena inversión a largo plazo.

• Seguridad

  El mayor problema que tiene la mayoría de las personas al colocar sus datos en un servidor que no está alojado en las instalaciones es que la seguridad se convierte en una preocupación. Dado que la mayoría de las soluciones de gestión de proyectos están alojadas en la nube, el tema de la seguridad es espinoso. Hace que sea más fácil para los empleados que trabajan de forma remota filtrar, sin saberlo, información a terceros. Por lo anterior se recomienda que se informe sobre las medidas que su proveedor han ideado abordar esto: al garantizar que puede restringir el acceso a información confidencial a empleados clave y al registrar adecuadamente quién accedió a qué partes del software, puede estar tranquilo de que la seguridad de su empresa está siendo abordada.

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