Transformación digital

Software de Facturación

La implementación de este sistema ayudará a su organización a obtener un desarrollo contable dentro de la misma, hoy en día es fundamental contar con un programa de facturación gracias a la digitalización de los procesos contables, facilitando el trabajo de los empleados y generando un mayor control de todos los movimientos financieros o fiscales que la empresa emita.

¿Qué es?

Un software de facturación es un programa que se enfoca en administrar y simplificar la emisión de facturas acortando tiempos y procesos de captura de datos, además le ayuda al usuario a mantener un control sobre sus facturas por medio de reportes.

Algunas funcionalidades:

• Facturas personalizadas.
• Funciones adicionales: Complemento de pago, timbrado de nómina, etc.
• Listado de productos y servicios.
• Catálogo de claves SAT.
• Listado de clientes.
• Ventas de factura por contrato Generar facturas a través de ventas por contrato.
• Duplicar facturas.
• Facturar para cualquier país y con diferentes tasas de impuesto.
• Facturar comercio exterior con todos los requisitos del transporte público.

¿Qué ventajas brindará un software de facturación a mi empresa?

La decisión de trabajar con un buen software de facturación es una inversión que al largo plazo traerá grandes beneficios a la productividad de su empresa, esto significa un crecimiento dentro de la organización, ya que es un programa que facilitará la búsqueda y localización de facturas generadas gracias a que se encontrarán todas en un mismo lugar, revisar totales, cobrar y generar reportes.

¿Cómo escoger el mejor? (Tips para escoger al mejor)

En el mercado hay cientos de opciones, por lo cual, llega a volverse complicado escoger uno, es por eso que debemos de asegurarnos de elegir el paquete indicado, por ello en Evidence le daremos los mejores consejos para elegir el software de facturación adecuado para tu negocio:

1. Conozca sus necesidades comerciales:

La primera cuestión que debe realizarse es, ¿Qué estoy buscando en un software de facturación?, ¿Necesito un software que también sea capaz de integrarse a uno de contabilidad o servicios?, ¿Se trata de contabilidad o simplemente facturación?, entre muchas otras cosas que son importantes y debe de tener en cuenta, inclusive el hecho de si quiere un programa instalado en su PC o uno que se encuentre completamente en la nube el cual tiene muchas ventajas.

2. Analice su presupuesto

Un factor clave a aclarar en este punto, no necesita gastar de más en algo que es un recurso clave y necesario para su empresa y que, además, le ahorrará mucho trabajo. Generalmente, los programas que se encuentran en la nube son de tarifa mensual y los que se instalan en un computador pueden llegar a pedir un pago más alto y por adelantado, sin embargo, no tendrá la necesidad de volver a pagarlo, hasta que llegue el momento de actualizar el servicio. En los últimos años, los software en la nube han alcanzado un mayor mercado gracias a que son más prácticos y fáciles de usar.

3. Las empresas líderes prefieren cambiar a un software de última generación

La publicidad de boca en boca suele ser la mejor, así que no tema en acercarse a sus colegas, su contador, amigos o conocidos que conozcan respecto al tema y preguntarles cuál consideran el mejor sistema de facturación en la nube o cuál es el que han llegado a utilizar. También informarse sobre cada uno de ellos y sus opciones, y saber cuál se adecua más a las necesidades de su empresa.

4. Compare los detalles de cada software que se le presenten

Cada uno cuenta con distintas características, como los que se encuentran ubicados en la nube, estos regularmente son capaces de acceder al sistema sobre la marcha, en cualquier momento o lugar; algunos otros son capaces de incluir el logotipo en dichas facturas, también llegan a tener sus propios códigos de factura, etc. Cientos de características que son importantes revisar para encontrar el indicado para su empresa.

5. Busque el que le brinde mayor seguridad

Las finanzas de su empresa son información sumamente valiosa, es por eso que cuando permitimos que un software maneje todos nuestros datos contables que van desde la cuenta bancaria hasta el balance de la empresa, debemos buscar un software de facturación que sea seguro y confiable, por ello antes de integrar un software a nuestro sistema debemos de analizar detalladamente las características de seguridad que este maneja.

6. El servicio y atención al cliente son importantes

Las facturas y las finanzas son un tema serio, y realizar todo este proceso además de ser laborioso, es muy propenso a que haya errores, errores que inclusive pueden llegar a provocar grandes pérdidas, sin embargo, apoyarnos con el software facilita el trabajo, liberándonos de errores, sin embargo, no es perfecto y en cualquier momento puede llegar a fallar, en tal situación, un equipo de atención al cliente que ofrece ayuda y soporte, es sumamente necesario para apoyarnos en dudas que tengamos.

7. Verifique las integraciones que puede llegar a tener con otras áreas

Muchas empresas, llegan a utilizar varios sistemas para organizar todas las áreas de su negocio, tienen un software para contabilidad, otro para recursos y uno diferente para facturación, sin embargo, ya hay sistemas completos que integran todas las áreas sin problema alguno como Evidence, lo cual permite crear un tablero donde se nos facilita acceder a toda la información a la vez.

¿Por qué debería de tener un software de facturación?

Su empresa debe de contar con un software de facturación electrónica, debido a los múltiples beneficios que le traerá contar con uno, como una mejor eficacia y rapidez al momento de generar una factura, mayor seguridad para usted y sus clientes, y el ahorro de tiempo y dinero para su empresa

Gracias a este usted podrá mantener toda su información contable almacenada en un solo lugar, contando así, con la información suficiente para realizar el pago de impuestos que debe de dar al SAT, y también usted tendrá control y conocimiento sobre el calendario fiscal que le corresponde. Un factor más a tener en cuenta es que la organización dentro de su empresa mejorará significativamente, contando con un orden completo en su información, lo que le servirá para tener una mayor respuesta al momento de la toma de decisiones dentro de la empresa.

Una manera de tomar una decisión al momento de elegir un software, es tener presente la forma en la que su empresa cumple con sus obligaciones fiscales, debido a que podrá deducir impuestos gracias a las facturas que genere su empresa; también es importante tomar en cuenta a sus clientes, ya que ellos también pueden deducir impuestos gracias a las facturas, por lo que el no contar con un software el cual genere una factura podría significar una desventaja competitiva a tomar en cuenta.

El software de facturación de Evidence cumple con todos los requisitos para la emisión de sus facturas, podrá generar sus facturas en formato PDF o XML, también podrá seleccionar el tipo de cambio que mejor se adecue a sus clientes, y por si fuera poco está disponible y compatible para todos los dispositivos.

En Evidence nos encargamos de facilitar los procesos de facturación de su empresa y de llevar a lo más alto la productividad de la misma, nuestro programa de facturación brindará la mejor experiencia de usuario que cualquier otro sistema le pueda brindar englobando todas las necesidades que su equipo contable pueda requerir y el poder tener su departamento de facturación en un solo lugar con Evidence es posible.

Con Evidence podrá generar facturas de manera precisa e inmediata en tan solo unos minutos. El proceso de facturación está vinculado con el registro de sus clientes, al generar una factura está ya cuenta con todos los datos necesarios para timbrar y exportarla al formato que desee.

Nuestro sistema facilita el control de las facturas, ya que especifica cuáles están en proceso y cuáles ya fueron terminadas, simplificando operaciones en minutos.

Historia de la facturación

Los documentos de facturación más antiguos se remontan 7000 años atrás en la antigua Mesopotamia, los cuales eran un listado con los intercambios de bienes de una persona a otra.

Aunque la facturación tiene miles de años, fue en el siglo XVI en Francia cuando se acuñó el término facture el cual proviene del latín factura que significa “hacer” por otro lado, el término inglés de factura parece estar basado en el Francés “envoys” el cual se define como el acto de enviar algo.

El primero en sistematizar el proceso de facturación fue el italiano Luca Pacioli en el siglo XV quien implementó un sistema de facturación de doble entrada que simplifica aún más los procesos contables.

Los procesos de facturación comenzaron a optimizarse y digitalizarse aún más con la aparición del primer software de contabilidad empresarial en 1995, esto provocó que las facturas se digitalizarán cada vez más, lo cual trajo la popularización del uso de la factura electrónica en distintos países comenzando una nueva etapa en los procesos contables de las empresas.

Un poco de historia sobre la factura en México

El principal proceso de los que se encarga un software de facturación son el generar facturas electrónicas, hoy en día son de primordial importancia para la administración de una empresa, es casi obligatorio implementar un sistema que permita registrar las facturas.

Para saber lo que es un software de facturación y saber acerca de todos los beneficios que nos brindará a nuestra empresa debemos de conocer el origen estos sistemas, una factura es un documento del tipo mercantil que certifica de manera fiscal una compraventa de cualquier bien o servicio, esta debe incluir la información de la operación, y donde nosotros como empresa podemos acreditar frente entidades gubernamentales que la transacción ha sido llevada a cabo dentro de los márgenes de la ley, ya que todas las personas que tengan una empresa o negocio y realicen una venta o presten algún servicio, están obligadas por ley a generar un comprobante de venta (según el artículo 29 del Código Fiscal Federal) gracias a estos comprobantes (facturas), las empresas justifican el flujo de dinero con las autoridades fiscales, como el SAT (Servicio de Administración Tributaria). El generar facturas es importante, ya que, gracias a estas, las empresas pueden justificar sus gastos ante hacienda y con esto, se les hace un descuento con base en esos gastos al momento de hacer el pago de impuestos.

Antes de conocer la historia concreta sobre los sistemas de facturación , podríamos adentrarnos en la historia de la facturación como tal. En términos generales el uso de la facturación impresa en papel tiene orígenes desde 1873, aunque no contaba con todos los requisitos fiscales de hoy en día, estos se fueron implementando poco a poco y así pudiera ser válida al momento de verificar los gastos e ingresos de los negocios/empresas. Debido al tiempo en que se desarrolló, los procesos y el control ante la administración tributaria no eran los más confiables y efectivos, pues era más propenso a la falsificación.

Desde sus inicios los procesos de facturación fueron realizados y supervisados por el ojo humano, toda persona o institución que deseara la emisión de estas tenía que acudir a una imprenta autorizada por la SHCP (Secretaría de Hacienda y Crédito Público) y solicitar la impresión de sus facturas, en ellas se incluían datos en general del cliente y el concepto por el cual se estaba realizando la factura para poder deducir los impuestos. La información que debía tener la factura era: Folio (proporcionado por el SAT), Datos del impresor, número de autorización, fecha, información del receptor, hasta que las facturas evolucionaron incluyendo vigencia por disposición oficial.

Todo esto cambió en el año 2004 cuando el (SAT) implementó de manera opcional la facturación electrónica como un medio de comprobación fiscal. Desde 2011 la facturación electrónica fue establecida de manera obligatoria en toda la República, esto fue para que las instituciones, empresas y profesionales dieran un paso adelante y dejaran la facturación en papel para pasar a ser reemplazadas por su versión electrónica. Ambas versiones tanto impresas como electrónica tenían la misma validez ante el SAT, pero no fue hasta el primero de enero de 2014 donde se autorizaron de manera oficial y obligatoria las facturas electrónicas, dejando por completo a tras el uso del papel y almacenamiento de cientos de miles de facturas físicas, las cuales tenían una vigencia de 2 años y debían almacenarse por 5 años.

Los software de facturación en México iniciaron a partir de la aprobación de la factura electrónica en 2004, se crearon como una alternativa para ahorrar en los costos de impresión y espacio de almacenamiento que le generaba a las empresas, con la entrada de las nuevas tecnologías era una de las muchas novedades en cuanto administración empresarial.

Como país somos un referente mundial en asuntos de facturación electrónica, para implementarla se puede utilizar la aplicación de los proveedores de certificación del SAT o mediante un Sistema o Software de Facturación de manera que agilice y facilite la gestión informática y almacenamiento.

La facturación electrónica fue un paso importante para la automatización en la materia de los procesos fiscales, este proceso logró ahorros evidentes en los costos administrativos.

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